Intervista a Marco La Placa, Digital Transformation Specialist di Würth

La digitalizzazione dei processi aziendali è oggi una priorità per molte organizzazioni. Quali erano le principali sfide che Würth si trovava ad affrontare nella gestione del ciclo passivo e cosa vi ha spinto a intraprendere questo percorso di trasformazione insieme a Tesisquare?

Quando sono entrato a far parte del Gruppo Würth, una delle prime esigenze che mi è stata rappresentata riguardava l’efficienza e l’ottimizzazione dei processi aziendali, con particolare attenzione alla gestione della fatturazione passiva. La contabilità fornitori riceve fatture di tipologie molto diverse, spesso composte da più pagine, e la loro riconciliazione con il relativo ordine d’acquisto può risultare complessa. Questo comportava tempi di registrazione lunghi, un carico operativo significativo per le persone e un rischio non trascurabile di errore.
Inoltre, la contabilità fornitori si trovava spesso a farsi carico di controlli e verifiche che, per loro natura, avrebbero dovuto essere svolti dalle funzioni responsabili dell’ordine o del servizio. Di conseguenza, alcune attività si concentravano sulla funzione amministrativa anche quando richiedevano informazioni o valutazioni di competenza di altri interlocutori.
Da questa esigenza è nato, insieme a Tesisquare, un percorso di trasformazione volto a rendere più snello, tracciabile e controllabile l’intero processo di verifica e validazione. L’obiettivo non era soltanto automatizzare le attività ripetitive, ma costruire un flusso più strutturato, in cui ogni verifica fosse indirizzata alla funzione più competente e le informazioni fossero disponibili in modo chiaro e affidabile. In questo modo abbiamo potuto gestire meglio le eccezioni, accelerare la registrazione e rafforzare il controllo sul ciclo passivo.

L’automazione del ciclo passivo rappresenta un passaggio importante per migliorare l’efficienza operativa. In che modo l’adozione della suite S2P della Tesisquare Platform ha trasformato la gestione e la verifica delle fatture e quali benefici avete riscontrato nel confronto tra ordini e fatture, sia in Italia sia all’estero?

L’adozione della suite S2P ci ha permesso di rendere la gestione delle fatture più semplice, strutturata e tracciabile. Le informazioni vengono acquisite e verificate in modo più automatico, anche nel caso di fatture complesse, e confrontate con i relativi ordini d’acquisto.
Quando viene rilevata un’anomalia o manca qualche informazione, la gestione viene indirizzata all’interlocutore più appropriato in base al modello definito per ciascun fornitore: può essere coinvolta direttamente la funzione interna responsabile dell’ordine o del processo, oppure il fornitore stesso, chiamato a verificare e integrare i dati necessari. In questo modo ogni situazione viene presa in carico da chi dispone delle informazioni e delle competenze per risolverla, senza concentrare tutto il controllo sulla contabilità fornitori.
Il beneficio più evidente è stato rendere più efficace ed efficiente la gestione delle fatture, garantendo una maggiore tracciabilità dell’iter approvativo e favorendo una migliore collaborazione tra le funzioni coinvolte e i fornitori. Le situazioni regolari possono essere gestite più rapidamente, mentre le eccezioni vengono indirizzate secondo una logica predefinita e coerente.

Guardando al percorso intrapreso, quali sono stati gli insegnamenti più significativi di questo progetto e quali consigli daresti alle aziende che stanno valutando di digitalizzare e automatizzare i propri processi? Quali saranno, secondo te, le prossime evoluzioni in questo ambito?

Uno degli insegnamenti più significativi è che la sfida principale non è stata tecnologica, ma organizzativa e culturale. Modificare abitudini consolidate, adottare modalità diverse di controllo e costruire un nuovo modo di collaborare tra contabilità, acquisti e fornitori richiede tempo.
Un secondo elemento fondamentale è rappresentato dall’accuratezza e dalla coerenza dei dati. Un processo di controllo e validazione automatizzato può essere stabile ed efficace solo quando le informazioni alla base sono corrette e allineate. La qualità del dato è quindi una condizione essenziale per ridurre le eccezioni e garantire continuità al processo.
Alle aziende che stanno valutando un percorso analogo consiglierei di partire dal processo, prima ancora che dalla tecnologia, e di coinvolgere fin dall’inizio le persone che lo gestiscono quotidianamente. Sono loro a conoscere le criticità reali e a rendere il cambiamento concretamente sostenibile. È inoltre importante investire sulla qualità dei dati, perché automatizzare un processo non adeguatamente strutturato rischia soltanto di rendere più rapide le inefficienze.
Guardando al futuro, l’evoluzione naturale per noi è estendere questo approccio all’intero ciclo passivo: dalla gestione degli ordini alla registrazione dell’entrata merce, dal controllo della fattura all’archiviazione documentale. L’obiettivo è costruire un processo sempre più integrato e collaborativo con i fornitori, dall’ordine fino alla registrazione contabile.