Preventivi su commessa: con Q.KAIROS lo storico produttivo diventa una stima affidabile

Nelle aziende che producono su commessa, ogni preventivo contiene una piccola previsione: quanto tempo servirà per realizzare un articolo che, spesso, non è mai stato prodotto esattamente in quella forma. Q.KAIROS, uno degli agenti AI della suite Q.NEXT di QUIN, società di consulenza e soluzioni tecnologiche che affianca le imprese industriali nei percorsi di innovazione organizzativa e digitale, nasce per rispondere a questa domanda partendo da ciò che l’azienda possiede già: la propria storia produttiva.

Il caso nasce in un’azienda che realizza grigliati, strutture e profili su commessa, dove ogni richiesta ha misure, materiali e lavorazioni proprie. Qui il Tecnico Commerciale deve stimare i tempi di produzione di articoli nuovi, e per farlo cerca manualmente tra gli articoli realizzati in passato, ricostruisce i cicli di lavorazione e si confronta con i colleghi di reparto. È un lavoro che richiede tempo e che dipende molto dall’esperienza di chi lo svolge.

Il peso di queste stime è concreto. Una valutazione troppo prudente rende l’offerta meno competitiva, una troppo ottimistica riduce i margini una volta in produzione. Eppure, le informazioni per stimare meglio esistono già: sono negli ordini prodotti negli anni, nelle ore registrate, nelle fasi effettivamente svolte. Il problema è renderle accessibili nel momento in cui servono, senza dover passare ogni volta da archivi, sistemi e fogli di calcolo.

Con Q.KAIROS il commerciale descrive con parole proprie ciò che deve preventivare, ad esempio un nuovo grigliato in acciaio inox. L’agente cerca nell’anagrafica gli articoli più pertinenti e li propone, distinguendo quelli della stessa famiglia da quelli che non sono riferimenti diretti. Scelti l’articolo e la quantità, Q.KAIROS analizza gli ordini simili lavorati in passato (nel caso presentato, oltre duecento) e restituisce le ore stimate complessive e la loro ripartizione per fase: taglio, lavorazioni, finitura, imballo.

Ogni stima è accompagnata da un indice di affidabilità Alto, Medio o Basso, che indica quanto è solida la base storica su cui si fonda. Il commerciale non riceve quindi soltanto un numero, ma sa anche quanto può contarci. E quando un’informazione non è disponibile, l’agente lo dichiara apertamente, invece di costruire risposte che sembrano precise ma non lo sono.

L’ultimo passo porta la stima dove il lavoro prosegue. Su richiesta, Q.KAIROS genera un file Excel basato sul modello aziendale, con i dati dell’articolo, le ore totali e il dettaglio delle fasi, lo salva su SharePoint e restituisce direttamente il link. Il commerciale può modificarlo, completarlo e usarlo come base per l’offerta. Q.KAIROS fornisce una stima di partenza solida, e la decisione finale resta a chi conosce il cliente e la trattativa.

Come gli altri agenti Q.NEXT, Q.KAIROS si inserisce nell’ambiente Microsoft che l’azienda utilizza già ed è consultabile dagli strumenti di lavoro quotidiani, come Teams. Accede ai dati produttivi senza modificarli e mostra a ciascun utente soltanto le informazioni che è autorizzato a consultare.

«In un’azienda che lavora su commessa, l’esperienza accumulata negli anni è un patrimonio enorme, ma spesso resta nella testa di poche persone», spiega Luca Comello, Chief Solutions Officer del Gruppo QUIN. «Con Q.KAIROS quell’esperienza diventa consultabile da tutti, in pochi secondi e con un’indicazione chiara di quanto la stima sia affidabile».

Il risultato sono preventivi più rapidi e più coerenti tra persone diverse, costruiti su dati reali anziché su ricerche manuali. Il modello applicato al settore dei grigliati e delle strutture metalliche è replicabile in qualsiasi realtà produttiva su commessa, dove lo storico degli ordini contiene già le risposte e serve soltanto un modo semplice per interrogarlo.